Apostila este certificatul care atestă faptul că actul supus acestei proceduri este un act oficial, veracitatea semnăturii, calitatea în care a acționat semnatarul procedurii sau, după caz, identitatea sigiliului sau a ștampilei de pe act. Această apostilă nu certifică conținutul documentului pentru care a fost emisă și nu este valabilă pentru utilizare în Statul care o aplică.
Apostila se aplică obligatoriu în țara care emite documentul și este destinată a fi folosită numai în străinătate, în țările semnatare ale Convenției de la Haga.
În România, apostila este aplicată de 3 instituții:
Prefectura, Tribunalul și Camera Notarilor Publici, în funcție de autoritatea care eliberează documentul respectiv.
Astfel,
Documentele emise în Consulat nu se apostilează.
Pentru anumite documente Apostila nu se aplică direct, ci este necesară o viză de la instituția care a eliberat documentul respectiv. Actele de studiu trebuie să poarte viza Inspectoratului Școlar sau a Ministerului Învățământului, actele medicale trebuie să poarte viza Direcției de Sănătate Publică, sentințele trebuie să fie legalizate la Judecătorie/Tribunal, documentele eliberate de Registrul Comerțului trebuie să poarte viza directorului Registrului Comerțului.
Camera Notarilor București apostilează un document semnat digital numai dacă se obține de la notar o certificare de date. Dacă este semnat olograf, camera apostilează direct traducerea.
Supralegalizarea este procedura prin care se certifică autenticitatea unui document oficial care urmează să fie folosit într-un stat în care Convenția de la Haga privind apostila nu este aplicabilă și pentru care nu există o convenție sau un tratat care să prevadă scutirea de astfel de formalități.
Procedura diferă în funcție de tipul documentului și poate implica mai multe autorități din România, precum Camera Notarilor Publici, Ministerul Afacerilor Externe și Ministerul Justiției, precum și, pentru finalizarea procedurii, misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului în care documentul urmează să fie utilizat.
Pentru actele notariale, inclusiv traducerile legalizate, procedura începe la Camera Notarilor Publici competentă. Ulterior, documentul supralegalizat de Cameră urmează procedura necesară la Ministerul Afacerilor Externe și la misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului de destinație.
Ministerul Justiției supralegalizează actele oficiale române emise de autoritățile judiciare. În cazul hotărârilor judecătorești, acestea trebuie prezentate în copie legalizată de instanța care le-a pronunțat.
Pentru documentele administrative, precum actele de stare civilă, cazierele judiciare, actele de studii, documentele fiscale sau profesionale, procedura de supralegalizare diferă în funcție de tipul documentului.
În anumite cazuri, înainte de supralegalizare, documentul trebuie vizat sau certificat de instituția competentă. Ulterior, acesta urmează circuitul de supralegalizare necesar și, după caz, formalitățile solicitate de misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului în care urmează să fie utilizat.
Traducători autorizați de Ministerul Justiției, cu birouri de traduceri în București și Buzău și experiență din 2004.